Faktury nie powinny zajmować czasu ludzi
Ręczne przepisywanie danych z faktur kosztuje firmy dziesiątki godzin miesięcznie. Automatyzujemy ten proces - od odczytu dokumentu po wpis do systemu księgowego - bez zmiany istniejącego oprogramowania.
Wzorzec, który powtarza się po kilku miesiącach współpracy
„Przestałam się bać końca miesiąca. Wcześniej trzy dni przed zamknięciem ksiąg wszyscy siedzieli do późna - teraz faktury są w systemie tego samego dnia, co wpływają."
„Nie spodziewałem się, że największa zmiana będzie w tym, że przestałem dostawać pytania od zespołu - bo dane są po prostu tam, gdzie powinny być."
„Moje biuro obsługuje 14 podmiotów. Przez rok próbowałam różnych narzędzi. To pierwsze, które działa na fakturach w czterech różnych formatach bez ręcznych poprawek."
Przemysław Dąbrowski
Architekt procesówPrzez 9 lat projektował przepływy dokumentów w firmach produkcyjnych i logistycznych. Zna miejsca, w których ręczne procesy ukrywają koszty.
Weronika Szymańska
Inżynier integracjiSpecjalizuje się w łączeniu systemów OCR z oprogramowaniem ERP i FK. Pracowała z Comarch, Symfonia i SAP Business One - bez konieczności wymiany żadnego z nich.
Skonfigurowała ponad 60 wdrożeń dla firm zatrudniających od 8 do 340 osób.
Tomasz Olszewski
Analityk jakości danychZajmuje się weryfikacją poprawności odczytu i obsługą wyjątków - faktur niestandardowych, skanów niskiej jakości, dokumentów w językach obcych.
Wcześniej audytował procesy księgowe w firmach usługowych z Wrocławia i Dolnego Śląska.
Cztery rzeczy, które działają inaczej po wdrożeniu
Nie chodzi o szybkość samą w sobie. Chodzi o to, co przestaje być problemem - i kto przestaje tracić na to czas.
Faktura wpływa e-mailem lub jest skanowana - system rozpoznaje dane i zapisuje je bez udziału człowieka.
Pomyłki w numerach NIP, kwotach czy datach wynikały z ręcznego przepisywania. Automatyczny odczyt eliminuje ten typ błędu.
Przy dużym wolumenie faktur jeden człowiek nie nadążał. Automatyzacja skaluje się bez dodatkowych zatrudnień.
Faktury, których system nie rozpozna pewnie, trafiają do kolejki z oznaczeniem - nie giną i nie blokują reszty procesu.
Sytuacje, które najczęściej prowadzą do rozmowy z nami
Nie każda firma ma ten sam problem. Poniżej typowe konteksty, w których automatyzacja faktycznie robi różnicę.
Biuro rachunkowe obsługujące kilkanaście podmiotów, gdzie każdy klient ma inny format faktur i inne wymagania co do ewidencji.
Firma handlowa z dużą liczbą dostawców - powyżej 200 faktur miesięcznie, z czego część wpływa jako skany PDF o zmiennej jakości.
Przedsiębiorstwo, które rozrosło się szybko i procesy dokumentowe nie nadążyły za skalą - dział księgowy pracuje w trybie ciągłego nadrabiania zaległości.
Firma, która wdrożyła system ERP, ale dane z faktur nadal są przepisywane ręcznie, bo integracja z dostawcami nie była częścią projektu.
Dział zakupów, który potrzebuje szybkiego dostępu do danych z faktur kosztowych - zanim trafi do księgowości - żeby pilnować budżetów w czasie rzeczywistym.
Biuro Rachunkowe Grażyny Malak, Wrocław
14 obsługiwanych podmiotów, każdy z innym systemem wystawiania faktur. Pracownica spędzała około 6 godzin dziennie na przepisywaniu danych z dokumentów kosztowych do arkuszy.
Po wdrożeniu: ten sam wolumen dokumentów jest przetwarzany bez ręcznego przepisywania. Pracownica zajmuje się weryfikacją i obsługą wyjątków - łącznie poniżej godziny dziennie.
Hurtownia materiałów budowlanych, okolice Wrocławia
Około 380 faktur zakupowych miesięcznie, z czego 40% jako skany z różnych drukarek. Dwie osoby zajmowały się wyłącznie wprowadzaniem danych.
System rozpoznaje dane z 94% faktur bez interwencji. Pozostałe trafiają do kolejki z oznaczeniem problematycznego pola - nie blokują całego procesu.
Producent opakowań przemysłowych, Dolny Śląsk
Firma używa Comarch ERP XL. Faktury od 60 regularnych dostawców wpływały w 8 różnych formatach - część przez EDI, część mailem, część papierowo.
Integracja bez wymiany systemu ERP. Wszystkie kanały wpływu faktur obsługiwane przez jedną kolejkę przetwarzania - dane trafiają do FK tego samego dnia.
Najczęstszy powód, dla którego firmy czekają
„Mamy specyficzne faktury - nie wiem, czy to w ogóle zadziała u nas."
To uzasadniona wątpliwość. Większość narzędzi do OCR działa dobrze na ustandaryzowanych dokumentach i zawodzi przy niestandardowych układach, skanach niskiej jakości albo fakturach z polami niebędącymi normą.
Dlatego przed każdym wdrożeniem analizujemy próbkę dokumentów z konkretnej firmy - nie obiecujemy skuteczności w oparciu o ogólne statystyki. Jeśli nasze narzędzie nie poradzi sobie z danym formatem, mówimy o tym wprost przed podpisaniem umowy.
Tyle różnych układów faktur obsługuje system w jednym z aktywnych wdrożeń - bez ręcznego mapowania każdego nowego dostawcy.
Tyle trwa analiza próbki dokumentów przed wdrożeniem. Firma dostaje konkretną odpowiedź - nie ogólną deklarację możliwości.
gawuwoa działa z firmami z Wrocławia i Dolnego Śląska - znamy lokalne wymagania i specyfikę regionalnych dostawców oprogramowania księgowego.